Elizbarrutia osatzen duten parrokia, erakunde, ordezkaritza edo idazkaritza askoren eguneroko jardunean agiri eta dokumentu anitz sortzen da, bere egitekoaren lekuko objektiboak, hain zuzen.
Baina, agiri horiek guztiak jaso behar al dira? Ala batzuk bakarrik? Eta nola jaso behar dira? Euskarri informatikoan eginiko lanak artxibagarriak al dira? Izaera ofiziala al daukate? Artxiboko dokumentuak, eskatzen dituen orori utzi behar al zaizkio? Asko dira gai honen inguruan egunero sortzen diren zalantzak. Egoera honen aurrean, eta irizpide bateraturik ez dagoenez, bakoitzak egokien iruditzen zaion irtenbidea aukeratzen du. Baina ez beti zuzenena.
Horretaz guztiaz jabeturik, eskuarteko Arautegia egin dugu, gure helburu nagusiak nolabait finkatzeko asmoz:
Asmo hori gogoan, Donostiako Elizbarrutian gai honen inguruan aplikatu beharreko Arauak eskaintzen dizkizuegu jarraian.
Artxiboa esatean, zera adierazi nahi dugu:
1Elizako artxibategiek Kristautasunaren memoriaren lekuko eta gordailuzain gisa betetzen duten egiteko garrantzitsuaz jabeturik, Zuzenbide Kanonikoaren Kodeak (1983) 486 kan. - § 1 eta 2, 491 kan. - § 1 eta 2, 1284 kan. -§ 2, 9 zb.) agiriak irizpide zientifiko eta artxibistikoen arabera zaintzea aurreikusten du. Oraindik orain, Elizaren Ondasun Kulturaletarako Batzorde Pontifikalak, Elizako Artxiboen eginkizun pastorala (1997) izenburupean helarazitako Gutunean 17, 46-48 eta 58 orr.etan, elizako artxiboek agiriak zaintzearen garrantzia azpimarratzen du, "kristau elkarteen memoria" izanagatik (17. or.).
2Espainiako Elizako Artxiboen Araudia (1976), 2.8.5 art. 16. or.
3Elizaren Kultur Ondarearentzako Batzorde Pontifikalak bere Elizako Artxiboen eginkizun pastorala gutunean (1997), 49. or.an, lokalaren garrantzia azpimarratzen du, bertako tenperatura, hezetasuna, segurtasuna (sute eta lapurreten kontra, bereziki) eta zagoletza edo bijilantzi baldintzei dagokienean egokitua behar duela adieraziz.
4Espainiako Elizako Artxiboen Arautegiak (1976) salbuespen izaera ematen dio maileguari bere 21. or.ko 3.3.3 artikuluan.
5Espainiako Elizako Artxiboen Arautegiak (1976), 17. or. 3.1.6 art. Euskal Autonomia Erkidegoan, Euskal Kultur Ondarearen uztailaren 3ko 7/1990 legeak, bere 60. artikuluan, dio agiri historikotzat hartzen duela 50 urteko antzinatasuna gainditzen duena. Espainiako Ondare Historikoaren ekainaren 25eko16/1985 Legeak, bere 49.3 artikuluan, 40 urtetan ipintzen du aipaturiko muga.
6Zuzenbide Kanonikoaren Kodeko (1983) 535. kanonak, Agiritegi hauek egotearen beharra eta hauen ezaugarriak arautzen ditu.
7Zuzenbide Kanonikoaren Kodearen (1983) 535 § 3 kanonak zera azpimarratzen du: "eliztarren egoera eliztarrari dagozkion ziurtagiriek, balio juridikoa izan dezaketen gainontzeko aktek bezalaxe, erretorearen edo bere ordezkariaren sinadura eta parrokiako zigilua eraman behar dute".