Normas de indización
Donostia / San Sebastián, a 1 de marzo de 1996
José Ángel Garro Muxika. Archivero General Diocesano
Realizar índices informatizados requiere necesariamente normalizar criterios tanto de transcripción así como de vaciado.
En este laborioso trabajo hemos conjugado el principio de respeto fiel a la grafía de los nombres y apellidos con el principio de inteligencia o comprensión actual de los datos inscritos siglos atrás (desarrollo de abreviaturas, variables gráficas, errores, etc.).
Para elaborar índices de los registros sacramentales hemos aplicado los siguientes criterios:
- Las inscripciones de los nombres y apellidos se recogerán respetando la grafía literal de éstos, es decir, tal y como aparezcan en la partida (Josseph, Vrsula, Ybargven, Christobal, …).
- Los Municipios y Localidades se inscribirán en la forma oficialmente hoy reconocida (Villafranca de Oria será Ordizia, Cegama será Zegama). En caso de topónimos extranjeros se intentará normalizar en castellano oficial (Ej.: Burdeos, Londres, … ) y, en caso de desconocerlo, se transcribirá tal cual aparece.
- Todas las abreviaturas serán desarrolladas conservando la grafía que aparece en el documento. Aquéllas que ofrezcan duda se consignarán todas las letras que aparezcan, voladas o no, terminándose con un punto final. (F., J.M., …).
- Los datos se recogerán de lo contenido en la partida -el texto del registro sacramental-, no del asiento –anotación que se hace al margen de la partida-.
- Tras un exhaustivo análisis, los nombres patronímicos (Martínez, López, Ruiz,
Sáez, Arano, Ochoa, …) se han incluido dentro del campo “Nombre” hasta el siglo
XIX, momento en que pasan a ser registrados en el campo “Apellido”.
- Serán considerados “párvulos” aquellas personas menores de 11 años cumplidos
o los que, fuera de esta edad, señale explícitamente la partida.
- En el caso de que no aparezca algún dato o éste sea ilegible, el campo correspondiente figurará con guiones y se indicará en “Observaciones” (Apellido del padre ilegible, Data incompleta,…).
- Si observamos con toda seguridad la existencia de algún error en las inscripciones, se recogerá en su forma correcta y se consignará en el campo “Observaciones” que erróneamente ha sido inscrito con la forma tal.
- Las partidas que han sido tachadas o anuladas se omitirán solamente en caso de que no haya dudas sobre su falta de validez. En el caso contrario se registrarán señalando en “Observaciones” que está tachada u otra particularidad.
- Se recogerán sólo los datos de los nombres propios; no se recogerán datos como viudo/a de, mujer de, marido de, soltero/a, profesiones, apodos, sepulturas, nombres de las caserías, nombres de los escribanos, nombre de los sacerdotes, el toque de campana, fecha del nacimiento, datos de fundaciones,… a menos que el indexador considere relevante su conocimiento.
- Los traslados o copias de partidas dados fuera de la parroquia se considerarán como una partida más y se registrarán como tales, indicando posteriormente en “Observaciones” que son traslados/copias.
