Normas de Indización de Series Sacramentales
Introducción:
Elaborar índices informatizados requiere necesariamente normalizar criterios tanto para el vaciado así como para la trascripción documental.
Para materializar estos criterios en un corpus normativo hemos conjugado, por un lado, el principio de respeto fiel a la grafía de los nombres y apellidos, y por el otro, el principio de inteligencia o comprensión de los términos a fin de que nombres y apellidos, abreviaturas, variables gráficas, etc. escritos en forma pretérita sean entendibles hoy.
Nuestro objetivo no es otro que el de indizar bajo precisos criterios normalizados cada una de las partidas que conforman los libros de Bautismos, Matrimonios y Defunciones de Gipuzkoa custodiados en este Archivo Histórico Diocesano de San Sebastián, los cuales archivísticamente se aglutinan en la sección sacramental. La definición de estas series es la siguiente:
- Bautismo: Es el sacramento por el que la persona entra a formar parte de la comunidad eclesial como un nuevo miembro unido a Cristo. Quien es bautizado, lo será para siempre, pues “imprime un carácter permanente”. Fue el 11 de noviembre de 1563, en la sesión XXIV del Concilio Ecuménico de Trento, cuando se estipuló la obligación de llevar un registro de los bautizados en cada Parroquia de todo el orbe católico, debiendo consignar en un primer momento la fecha y lugar del bautismo, el nombre del bautizado, los padres y padrinos. Siglos más tarde fueron incorporándose más datos, como los nombres de los abuelos, tanto paternos como maternos.
- Matrimonio: Es el sacramento por el que los cónyuges, hombre y mujer, profesan su amor mutuo y unión indisoluble ante Dios y ante la comunidad eclesial, prometiéndose fidelidad y amor para toda la vida. A diferencia del Bautismo, en el Matrimonio son los propios cónyuges los que administran el sacramento con la presencia de, al menos, dos testigos y del sacerdote como testigo activo y autorizado de la Iglesia. En el mismo Concilio Ecuménico de Trento, en el capítulo I del decreto de reforma sobre el Matrimonio, quedó fijada la obligación de que cada Parroquia llevara un registro de los casados.
- Defunción: Pese a que la defunción propiamente no es un sacramento, la Iglesia, desde tiempo inmemorial, se ha preocupado de recoger documentalmente y con fidelidad el testimonio de las personas que han pertenecido a la comunidad parroquial y que con su muerte nos dejan para formar parte para siempre de los santos o fieles difuntos. Décadas después del Concilio Ecuménico de Trento (1545-63) que obligó, como hemos dicho, a inscribir los Bautismos y Matrimonios, se oficializó en todo el orbe católico el deber de registrar las Defunciones mediante la publicación del Rituale Romanum de 1614.
En base a que el proceso de indización de estas tres series se realice bajo unos criterios generales de obligado cumplimiento por parte de los indizadores de esta diócesis, hemos dispuesto la siguiente normativa:
1. Metodología
1.1. El proceso de indización informática se llevará a cabo cumplimentando las plantillas dispuestas para cada serie sacramental las cuales están estructuradas en dos partes: Identificación del inscrito (para consignar los datos personales de la persona), Localización de la partida (para asentar los datos relativos a la ubicación física del registro). Las anotaciones de carácter no sacramental que pudieran aparecer en los libros serán apuntadas en recuadro intitulado “Inscripción no sacramental”.
1.2. Todo libro sacramental, antes de su indización, deberá estar previamente catalogado. Por tanto, las distintas Signaturas, Títulos y Fechas a registrar serán idénticas a los recogidos en el Catálogo General. En caso de encontrar alguna incidencia, deberá advertirse al responsable del Área de Catalogación.
1.3. Los datos a indizar se recogerán del texto de la partida propiamente dicha y no de su anotación marginal. Cuando la inscripción descrita en el texto de la partida o acta difiera de la que está en su margen, se recogerá la forma gráfica utilizada en la partida.
1.4. Si aparecen mezcladas en el mismo libro partidas de diferentes series sacramentales, deberán indizarse cada cual en su respectiva plantilla de indización.
2. Grafías originales
2.1. Las inscripciones de los nombres y apellidos se recogerán respetando la grafía literal de éstos, es decir, con las mismas grafías que aparecen. (Ej.: Josseph, Chatalina, Ybargvren, Chistobal ... ).
2.2. Cuando nos encontremos ante una inscripción gráficamente desconocida o extraña lo consignaremos tal y como aparece en su literalidad, añadiendo un asterisco “ * ”e indicando la particularidad en el campo Observaciones. –Véase: Anexo “Notas para Observaciones”, 1.8-.
2.3. Las abreviaturas deben ser desarrolladas. Sólo en el caso de no poderse concretar el significado de la abreviatura, se recogerán las grafías que aparecen terminando con un punto final. (Ej. F., J.M., etc.).
3. Nombres - Apellidos
3.1. En el caso en que por desconocimiento no conste el nombre como puede ser el de algunos párvulos, mendigos, soldados, etc., se clicará en el recuadro “S.n.” (Sine nomine) y se indicará en Observaciones el hecho. –Véase: Anexo “Notas para Observaciones”, 1.7-.
3.2. Cuando aparezca un apellido compuesto con un artículo, éste se considerará nexo. (Ej. el Coro: Así “el” lo inscribiremos en el campo de la plantilla “Nexo”. Tanto la “de” como la “y” comúnmente empleados para distinguir el nombre del primer apellido, y éste del segundo, se considerarán nexos de unión.
3.3. Tras un análisis histórico se decide que todos los nombres patronímicos (Ej. Martínez, López, Ruiz, Sáez, Arano, Ochoa, …) inscritos antes del 31-12-1899 serán incluidos dentro del campo Nombre. Los consignados a partir del 1 de enero de 1900 se apuntarán en el campo Apellido.
3.4. En casos de hijo de madre soltera, se recogerán como apellidos 1º y 2º los mismos que los de su madre, a menos que no señale explícitamente otra cosa.
3.5. Si en la partida consta como primer apellido del hijo el de la madre, aún constando quién es el padre, deberá respetarse así, pero añadiendo por si acaso y entre paréntesis el apellido del padre (Ej. si la madre y el hijo aparecen con el primer apellido Aguirre pero el padre consta como Rezola, lo consignaríamos así: Aguirre (Rezola)).
3.6. Cuando se desconozca la identidad del padre o de la madre, deberá clicarse en el recuadro correspondiente de la plantilla y hacerlo constar en Observaciones. –Véase: Anexo “Notas para Observaciones”, 1.1-.
3.7. Cuando en la partida bautismal aparezca que la criatura es “expósita”, es decir, no se conoce la identidad de los padres, se clicará en el recuadro “Expósito/a” y se anotará en el campo Observaciones. –Véase: Anexo “Notas para Observaciones”, 1.3-.
3.8. En los caso casos en que aparezcan dos sustantivos distintos unidos por la conjunción copulativa "o" en el mismo apellido, se registrarán ambos pero separados por una barra "/". (Ej. Joan de Urruçuno o Muguerça será: Urruçuno/Muguerça). –Véase Anexo: Notas para Observaciones, 2.2-.
3.9. Cuando en vez del nombre o apellido aparece consignada una cualidad, adjetivo o mote, se apuntará éste sólo en el campo Observaciones a fin de identificarlo de alguna manera. –Véase: Anexo “Notas para Observaciones”, 1.9-.
4. Normalización de nombres geográficos
4.1. Los topónimos (municipios, localidades o entidades menores) se redactarán en su forma oficial (Ej. Villafranca de Oria será: Ordizia, Cegama será: Zegama, Guipúzcoa será: Gipuzkoa).
4.2. Igualmente, el nombre de la diócesis a la que pertenecía la Parroquia en el momento en que se anotó la partida, se consignará en su forma oficial (Ej. Diócesis de Pamplona).
4.3. Los nombres de entidades geográficas inferiores a municipio tanto españoles como extranjeros se consignarán:
4.3.1. Primero la entidad menor seguida de un espacio, luego un guión, un espacio y el municipio. (Ej. Astigarreta - Beasain).
4.3.2. En los casos de localizaciones fuera de nuestra provincia de Gipuzkoa se añadirá como calificador, entre paréntesis, el nombre de la provincia (Ej. Tafalla (Navarra)) y, si es extranjero, el nombre del país, todo ello en la forma gráfica oficial en castellano (Ej. Rosario (Buenos Aires, Argentina))
5. Folios / Páginas
5.1. Las partidas inscritas en un libro foliado, se hará constar si es folio recto "r" o vuelto "v". (Ej. 1r, 2v, 174v).
5.2. Si el folio/página no está numerado, se indicará entre paréntesis el número que debiera corresponderle.
5.3. Si en un mismo folio/página aparecen varias numeraciones distintas, deberá señalarse una de ellas e indicar en Observaciones la incidencia. –Véase: Anexo “Notas para Observaciones”,4.4-.
5.4. Cuando un folio / página está repetido:
5.4.1. Si se repite solamente un folio/página, añádase al número un “(bis)” entre paréntesis como señal de que es un añadido del indizador. (Ej. f. 23(bis)r)
5.4.2. Si el folio/página estuviera ya numerado originariamente con un “bis” se consignaría sin el paréntesis ya que consta así en el libro. (Ej. f.23bis v)
5.4.3. En el caso extremo de que nos encontremos con partidas inscritas en un folio/página cuya numeración se repite varias veces, deberemos indicar en el registro el número de ese folio repetido añadiéndole entre paréntesis la palabra “bis” seguido del número de la vez que se repite. (Ej. f.23(bis)r, f.23(bis3)r, f.23(bis4)v, …)
6. Número de partida
6.1. Cuando por equivocación se ha repetido en el libro el número de partida que identifica cada una de ellas, se respetará el número que consta pero se le añadirá un “(bis)” a la 2ª inscripción.
6.2. Cuando en una misma partida se hace alusión a varias personas (hermanos gemelos, difuntos de un mismo naufragio, etc., etc.) se consignará un registro distinto por cada una de las personas aludidas, añadiendo al nº que obra en la partida una letra entre paréntesis a fin de diferenciarlas a cada una. (Ej. 135(a), 135(b), 135(c)...).
7. Fecha de la partida
7.1. La fecha debe recogerse siempre. En caso de ilegibilidad, rotura del folio u omisión se procederá de la siguiente forma:
7.1.1. Si se desconoce el año, deberemos deducirlo del contexto de las otras partidas señalándolo en Observaciones. –Véase: Anexo “Notas para Observaciones”, 3.4-.
7.1.2. Si se desconoce el mes y/o día y no podemos deducirlo objetivamente, se pondrá 00, dejando constancia en Observaciones esta particularidad. –Véase: Anexo “Notas para Observaciones”, 3.5-.
7.1.3. Si aparece como fecha una festividad, deberá deducirse cuándo es y apuntar esta deducción en el campo Observaciones (Ej. Al constar el día de la festividad de la Virgen del Pilar se deduce que es el 12 de octubre). –Véase: Anexo “Notas para Observaciones”, 3.6-.
7.2. Se recogerá la fecha indicada en la partida, es decir, la fecha del acta de la celebración del Bautismo, del Matrimonio o de la Defunción, y no la fecha de cuándo nació, se casaron o murió. Por tanto, no deben confundirse la fecha del Bautismo con el nacimiento, ni la fecha del fallecimiento con la fecha de la celebración de su funeral; sólo en el caso de no aparecer explícitamente esta última, se recogerá primero la fecha del entierro y, en último extremo, la del fallecimiento.
8. Errores, omisiones, anulaciones
8.1. Si detectamos con seguridad que un dato es erróneo, lo indizaremos en su forma correcta y en el campo Observaciones se razonará el error. –Véase: Anexo “Notas para Observaciones”, 2.3-.
8.2. Cuando nos encontremos ante una nota marginal con datos relevantes (corrección de errores, modificaciones de contenido, etc.) se consignará el dato en la forma correcta y clicará en el recuadro “Nota Marginal”; a continuación se explicará en Observaciones el porqué del cambio. –Véase: Anexo “Notas para Observaciones”, 8.1-.
8.3. Cuando en la partida no aparezca el dato a indizar o éste sea ilegible, se inscribirán 10 guiones en el campo correspondiente, excepto en la data -casuística ya explicada-, para señalar que el vacío no es por descuido del indizador. –Véase: Anexo “Notas para Observaciones”, 1.7 y también 4.1-.
8.4. Las partidas que han sido tachadas o anuladas, se omitirán solamente cuando estemos seguros de su falta de validez. En caso contrario se registrarán, señalando en el campo Observaciones que está tachada o anulada.
8.5. Si el libro o la partida original no ha llegado a nuestros días por cualquier causa y tenemos referencias documentales fidedignas en minutarios u otros expedientes (matrimoniales, etc.), se indexarán los datos de esas fuentes referenciales dejando constancia clara en Observaciones de que no es propiamente el índice de una partida original. –Véase: Anexo “Notas para Observaciones”, 1.10 y también 10.5-.
9. Párvulos
9.1. Se consideran “párvulos” las personas menores de 11 años cumplidos o los mayores de esta edad señalados así explícitamente en la partida. En estos casos se clicará en el recuadro “Murió párvulo/a” y se anotará en el campo Observaciones. –Véase: Anexo “Notas para Observaciones”, 6.1-.
10. Traslados, Certificados, Ratificaciones
10.1. Los traslados o copias de partidas dados fuera de la Parroquia así como los certificados o ratificaciones inscritas, se considerarán como una partida más y por ello se registrarán como tales. Al final se clicará en el campo Certificaciones y se indicará la particularidad en Observaciones. –Véase: Anexo “Notas para Observaciones”, 7-.
11. Libros quemados: caso Fondo Eibar
11.1. Cuando nos encontremos ante documentos seccionados o quemados a causa de avatares históricos (incendios, guerras o roedores) y, por tanto, con la imposibilidad de extraer datos, lo haremos constar en el campo Observaciones. –Véase: Anexo “Notas para Observaciones”, 10.1 y 10.2-.
11.2. Dado que la villa de Eibar fue brutalmente bombardeada en la Guerra civil (1936-1939) y, por consecuencia, el fondo de su entonces única Parroquia de San Andrés Apóstol fue pasto de las llamas, hemos decido que, debido a la carencia de datos de esta población, aprovechar la información sobre los casamientos que se consignan en las Notas marginales de los libros de Bautismos para registrar esa reseña en la base de datos de Matrimonios. Así pues, cuando conste la anotación del Matrimonio en la partida de Bautismo se clicará tanto en el recuadro “Nota marginal” así como en “Fondo Eibar: Anotación de Matrimonio” incluyendo en el campo Observaciones la puntualización de que los datos matrimoniales están también indizados. –Véase: Anexo “Notas para Observaciones”, 10.3-. Posteriormente la referencia del casamiento será indizada en la base de datos de Matrimonios y se consignará en Observaciones esta especificidad. –Véase: Anexo “Notas para Observaciones”, 10.4-.
12. Inscripciones No Sacramentales
12.1. Las inscripciones no sacramentales que vayan apareciendo en el transcurso de la indización (Ej. Diligencia de Visita pastoral, etc.), se harán constar en el apartado “Para inscripciones no sacramentales” clicando en la recuadro correspondiente y describiendo su contenido en forma sucinta.
13. Datos a rellenar ulteriormente
13.1. Los campos Nº registro (número informático que identifica a cada registro indizado) y Sig. Digital (número de 13 dígitos que identifica la imagen digital que contiene la partida) no serán cumplimentados por el indizador. Estos campos se rellenarán posteriormente por el responsable del Área de Informatización una vez que la base de datos con la indización haya sido supervisado por tercera persona de acuerdo a las presentes Normas, insistimos, de obligado cumplimiento en esta diócesis.
Anexo: NOTAS PARA OBSERVACIONES
En el campo Observaciones deberá indicarse todo dato relevante que ayude a clarificar la identificación de la persona y localización de la partida.
Casuística:
En caso de: |
Nota a insertar: |
1- DATOS OMITIDOS-EXTRAÑOS |
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1.1- Padre/madre desconocido/a |
No consta la identidad del padre(de la madre). |
1.2- Padres desconocidos |
No consta la identidad de los padres. |
1.3- Expósito(a) (sólo indicar si así consta en la partida) |
Expósito(a); no consta la identidad de los padres. |
1.4- Abuelo(a) paterno(a)/materno(a) desconocido(a) |
No consta la identidad del abuelo paterno(de la abuela) / materno (en sus variantes de género). |
1.5- Padre desconocido / No aparece apellido de la madre |
No consta la identidad del padre así como el apellido de la madre. |
1.6- Hijo/a de padre desconocido y apellido diferente a la madre |
Consta como bautizada “Maria Lizardi” sin indicar la identidad del padre y la madre consta como “Symona Gorrila”. |
1.7- Dato omitido |
No consta el (dato omitido). |
1.8- Nombre/apellidos extraños |
Incluir al final de la palabra del dato extraño (sin espacio) un asterisco * , y en Observaciones póngase: |
1.9- Aparece el nombre del bautizado seguido de un mote. |
Consta como “hijo de Andrés el negro, criado de Antonio López de Ysasi”. |
1.10- Cuando no existe la partida original pero sí su referencia en minutarios u otros expedientes (matrimoniales, etc.) (Véase 10.5) |
No es propiamente una partida de Bautismos. El libro bautismal fue destruido (explíquese. Ej: en la Guerra civil de 1936-39), pero hemos hallado su referencia en el “Libro Minutario” –borrador- de Bautismos de esa Parroquia. (Véase 10.5) |
2- ERRORES INVOLUNTARIOS |
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2.1- Datos contradictorios |
El apellido del abuelo paterno “Garmendia” difiere con el del padre del bautizado “Mendizabal”. |
2.2- Dos sustantivos unidos por la conjunción copulativa “o” |
Consta como “Urruçuno o Muguerça”. |
2.3- Se constata objetivamente por datos de hermanos, matrimonio, etc. que en el partida hay algún error en nombre / apellidos |
En la partida se consignó erróneamente como apellido del padre “Uranga”, pero debe ser “Eguiguren” tal y como consta en la partida de sus 6 hermanos. |
2.4- Nombres de abuelos paternos y maternos intercambiados |
La partida original fue inscrita erróneamente como abuelos paternos los que en realidad son los maternos, y los maternos como los paternos; esto es verificable en la partida bautismal del padre del bautizado inscrita en la parroquia Ntra. Sra. de la Asunción de Elgeta: Libro 14º Baut., Fol.14v., Sig.: 2109/001-01. |
3- FECHAS |
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3.1- Partida omitida en su día |
Partida omitida en su día e inscrita posteriormente. |
3.2- Partida desordenada |
Partida inscrita fuera del orden cronológico del libro. |
3.3- Error en el año/mes |
El año/mes de la partida fue erróneamente inscrita como 1600/marzo; teniendo en cuenta el orden cronológico de las precedentes así como de las sucesivas inscripciones, se deduce que el año/mes de la presente partida corresponde a 1599/febrero. |
3.4- Se desconoce el año |
Teniendo en cuenta el orden cronológico de las precedentes así como de las sucesivas inscripciones, se deduce que el año de la presente partida corresponde a 1599. |
3.5- Se desconoce el mes y/o día |
No consta el mes/día |
3.6- Festividades |
Consta que fue bautizada el día de la festividad de la Virgen del Pilar, por tanto se deduce que es el 12 de octubre. |
4- FOLIOS |
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4.1- No consta folio(página) debido a rotura |
No consta el número de folio(página) debido al mal estado de conservación. |
4.2- No consta folio(página). |
Folio sin numerar; por su ubicación de deduce que se trata del f.35v. |
4.3- Foliado a lápiz después de ser microfilmado |
Folio(Página) no numerado en su día. |
4.4- Aparecen dos foliaciones(paginaciones) |
El folio/página contiene una doble numeración. |
4.5- Partidas en folios(páginas) rotos(as) |
Debido a que el folio(la página) que contiene esta partida está roto(a), sólo se han podido extraer los datos señalados. Ej: J*Antonio |
5- RECONOCIMIENTO DE PROLE |
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5.1- Reconocimiento |
En esta partida no consta la identidad del padre, pero en el f.58 consta el reconocimiento formal de éste. En la partida se reconoce y rectifica formalmente la filiación del bautizado (que primeramente fue inscrita en el f.58). |
6- PÁRVULOS |
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6.1- Murió párvulo(a) |
Murió párvulo(a) |
6.2- Murió párvulo(a) y sin nombre |
Murió párvulo(a), sin nombre. |
7- CERTIFICACIONES – RECTIFICACIONES |
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7.1- Certificación |
Es, propiamente, un Certificado de Matrimonio que se celebró en …. |
7.2- Certificado de proclamas |
Es, propiamente, un Certificado de proclamas. |
8- ANOTACIONES RELEVANTES / MODIFICACIONES / ANULACIONES |
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8.1- Modificación de datos (cambio de apellidos, etc.) |
Por mandato del Vicario General se cambia el segundo apellido “Aguirre” por el de “Izaguirre”. |
8.2- Partida anulada |
Partida anulada. Su inscripción correcta se halla en el libro 11º de Bautismos de esta parroquia. fol. 58, nº1 (19-04-1815). |
9- TINTA ILEGIBLE |
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9.1- Partida Ilegible |
Partida ilegible debido a su mal estado de conservación. |
9.2- Partida casi ilegible por tinta traspasada |
Partida difícilmente legible debido al mal estado de su tinta. |
10- DOCUMENTOS QUEMADOS (Fondo Eibar) |
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10.1- Partida parcialmente quemada |
Debido a que el libro que contiene esta partida fue parcialmente quemado en tiempos de la Guerra civil (1936-1939), sólo se han podido extraer los datos señalados. |
10.2- Nombre ó apellido incompleto por estar quemado. |
Ej. J* Antonio: |
10.3- Aparece en nota marginal de Bautismo la anotación de su Matrimonio (Apúntese en la BASE DE DATOS DE BAUTISMOS, lo siguiente:) |
En su nota marginal consta la referencia documental de su casamiento. Debido a la carencia de datos de Eibar esta información ha sido indizada en la base de datos de Matrimonios. |
10.4- A fin de indizar la referencia del Matrimonio que aparece en la partida de Bautismo (Apúntese en la BASE DE DATOS DE MATRIMONIOS, lo siguiente:) |
No es propiamente una partida de Matrimonio. La referencia de su casamiento ha sido extraída de su partida de Bautismo (Libro 3º de Baut., f.158r,nº4) donde consta que se celebró en la Parroquia de Nuestra Señora de la Asunción de BEASAIN. |
10.5- Cuando no existe la partida original pero sí su referencia en minutarios u otros expedientes (matrimoniales, etc.) (Véase 1.10) |
No es propiamente una partida de Bautismos. El libro bautismal fue destruido en la Guerra civil de 1936-39, pero hemos hallado su referencia en el “Libro Minutario” –borrador- de Bautismos de esa Parroquia. |
Plantillas
Director del Servicio de Archivos y Bibliotecas
