Normativa de Indización
Realizar índices informatizados requiere necesariamente normalizar criterios tanto de transcripción así como de vaciado.
En este laborioso trabajo hemos conjugado el principio de respeto fiel a la grafía de los nombres y apellidos con el principio de inteligencia o comprensión actual de los datos inscritos siglos atrás (desarrollo de abreviaturas, variables gráficas, errores, etc.).
Para elaborar índices de los registros sacramentales hemos aplicado los siguientes criterios:
- Las inscripciones de los nombres y apellidos se recogerán respetando la grafía literal de éstos, es decir, tal y como aparezcan en la partida (Josseph, Vrsula, Ybargven, Christobal, …).
- Los Municipios y Localidades se inscribirán en la forma oficialmente hoy reconocida (Villafranca de Oria será Ordizia, Cegama será Zegama). En caso de topónimos extranjeros se intentará normalizar en castellano oficial (Ej.: Burdeos, Londres, … ) y, en caso de desconocerlo, se transcribirá tal cual aparece.
- Todas las abreviaturas serán desarrolladas conservando la grafía que aparece en el documento. Aquéllas que ofrezcan duda se consignarán todas las letras que aparezcan, voladas o no, terminándose con un punto final. (F., J.M., …).
- Los datos se recogerán de lo contenido en la partida -el texto del registro sacramental-, no del asiento –anotación que se hace al margen de la partida-.
- Tras un exhaustivo análisis, los nombres patronímicos (Martínez, López, Ruiz,
Sáez, Arano, Ochoa, …) se han incluido dentro del campo “Nombre” hasta el siglo
XIX, momento en que pasan a ser registrados en el campo “Apellido”.
- Serán considerados “párvulos” aquellas personas menores de 11 años cumplidos
o los que, fuera de esta edad, señale explícitamente la partida.
- En el caso de que no aparezca algún dato o éste sea ilegible, el campo correspondiente figurará con guiones y se indicará en “Observaciones” (Apellido del padre ilegible, Data incompleta,…).
- Si observamos con toda seguridad la existencia de algún error en las inscripciones, se recogerá en su forma correcta y se consignará en el campo “Observaciones” que erróneamente ha sido inscrito con la forma tal.
- Las partidas que han sido tachadas o anuladas se omitirán solamente en caso de que no haya dudas sobre su falta de validez. En el caso contrario se registrarán señalando en “Observaciones” que está tachada u otra particularidad.
- Se recogerán sólo los datos de los nombres propios; no se recogerán datos como viudo/a de, mujer de, marido de, soltero/a, profesiones, apodos, sepulturas, nombres de las caserías, nombres de los escribanos, nombre de los sacerdotes, el toque de campana, fecha del nacimiento, datos de fundaciones,… a menos que el indexador considere relevante su conocimiento.
- Los traslados o copias de partidas dados fuera de la parroquia se considerarán como una partida más y se registrarán como tales, indicando posteriormente en “Observaciones” que son traslados/copias.
Donostia / San Sebastián, a 1 de marzo de 1996.
José Ángel Garro Muxika
Archivero General Diocesano
