Normas básicas para los Archivos de la Diócesis

Introducción

En la actividad cotidiana de las muchas parroquias, entidades, delegaciones o secretariados que componen la estructura diocesana va generándose una abundante documentación, testigo objetivo de su hacer.

Pero... ¿debemos guardar todos esos documentos?; ¿cuáles?; los que deben conservarse ¿cómo hemos de hacerlo?; los trabajos en soporte informático ¿son archivables?, ¿tienen carácter oficial?; los documentos de archivo ¿han de dejarse a todo aquél que los solicite?... Son tantos los interrogantes que diariamente se suscitan que, sin unas directrices claras y conjuntas, cada cual les da una solución distinta y no siempre la más correcta.

Conscientes de ello hemos creado la presente Normativa, estableciendo como nuestros principales objetivos:

• orientar sobre cómo se han de crear, conservar, gestionar o administrar nuestros documentos de archivo, y
• unificar criterios de actuación en esta materia.

Con esta intención ofrecemos las siguientes Normas de aplicación en nuestra Diócesis de San Sebastián.

1.Definición

Entiéndase por Archivo:

• 1.1El local o espacio adecuado donde conservar los documentos
• 1.2El conjunto organizado de documentos, sea cual sea su fecha, forma y soporte material, generados y acumulados en un proceso natural por una persona u organismo en el transcurso de su gestión, conservados para servir como testimonio e información de su actividad.

2.Organización

• 2.1Creación y conservación: Toda unidad -bien sea institución, grupo u oficina- que produzca documentación ha de poseer y conservar cuidadosa y diligentemente su propio fondo de archivo₁, para lo cual debe reservar el lugar - armario o local- apropiado para ello.
• 2.2Clasificación documental: Los documentos han de ser clasificados teniendo en cuenta la organización de la entidad. Para ello debe elaborarse un escueto o, cuando menos, genérico Cuadro de Clasificación según la estructura u organigrama de dicha unidad productora.
• 2.3Expurgo: No todos los documentos emitidos o recibidos son necesariamente perdurables. Aquéllos que, sin lugar a dudas, carezcan de utilidad o relevancia, han de expurgarse.
• 2.4Encuadernación: Se recomienda agrupar en carpetillas insectionidualizadas y, a ser posible, encuadernar toda la documentación que forme un bloque común, asunto o expediente (Ejs.: Expedientes de Restauraciones, Actividades Anuales, Memorias Económicas, Correspondencia General, etc). Es recomendable el uso de cajas estándares de archivo; las de cartón resultan las más idóneas y económicas, desechándose por completo las de madera -peligro de polillas- o plástico -por impedir una mínima oxigenación de los papeles-.
• 2.5Propiedad institucional: Toda la documentación producida o recibida en el ejercicio de un cargo, aún siendo nominativa, no es de propiedad personal, si no de la institución o entidad que representa o ha representado. Por ello han de diferenciarse bien los temas de carácter estrictamente personal, de los que tengan un carácter relacionado con cualquier asunto o tema administrativo o pastoral₂.
• 2.6Transferencia: Los libros y/o documentos diocesanos, parroquiales o no, cuya antigüedad supere los 75 años han de ser transferidos y depositados, en principio, en el Archivo Histórico de la Diócesis o avisar de su particularidad al personal del Archivo para lo cual pueden llamar al teléfono 943 212 000.

3.Cumplimentación de documentos

• 3.1Apertura/cierre de libros oficiales: Es necesario dar comienzo y cierre a todo libro oficial -los sacramentales, de actas, etc.-. Para darle comienzo debe señalarse este hecho brevemente en su primer folio. (Ej.: En el día de hoy, como (cargo).... de esta (nombre institución)...... doy comienzo al libro titulado "....." con ..... folios numerados. En ....., a ..... de ..... de 2003). Igualmente al darle cierre, pero en la siguiente página a la última escrita. En ambos casos se debe fechar, firmar y sellar la página correspondiente.
• 3.2Empleo de bolígrafo: Los documentos manuscritos han de escribirse con bolígrafo de tinta o pluma estilográfica, nunca con rotulador o derivados, ya que con el tiempo la grafía de éstos desaparece mientras que la tinta perdura.
• 3.3Espacios en blanco: Si al extender un formulario, extracto o certificado, no se conoce alguno de los datos solicitados, el espacio, incluso el de notas marginales, no se debe dejar en blanco, sino cruzarse con una línea diagonal evitando así una eventual manipulación.
• 3.4Hojas en blanco: Si dentro de un libro se han dejado involuntariamente una o varias páginas en blanco, las mismas deben anularse cubriéndolas de lado a lado mediante una única raya en diagonal.
• 3.5Errores: En el caso de que al escribir o cumplimentar un documento se haya cometido algún error, no deben superponerse letras, ni realizar tachaduras o utilizar "típex", sino invalidar la palabra o palabras incorrectas trazando una leve línea recta sobre ellas y delimitarlas entre paréntesis para, a continuación, indicar, siempre en nota a pie de página, la validez de tal o cual corrección con la palabra "Vale", firmando posteriormente la nota. En caso contrario podría ponerse en duda su autenticidad.
• 3.6Firmas: En documentos oficiales no se admite la estampilla como firma. El documento sólo quedará validado con la firma manuscrita, que se recomienda sea legible, y el sello de la institución.
• 3.7Sellado: Es aconsejable el uso de tinta violeta o azul para el tampón de sellado. Esto evitará la posterior confusión entre documentos originales y copias. Se recomienda que la impronta del sello alcance parte de la firma o texto a fin de prevenir posibles manipulaciones.
• 3.8Fotocopias: Ha de tenerse en cuenta que, con el tiempo, el grabado de toda fotocopia desaparece, por lo que su uso debe restringirse al máximo. Son muy válidas para trabajar con o sobre ellas en lugar de con los originales, auténtico material a archivar. Además su baja calidad puede acabar afectando a la preservación de otros documentos.
• 3.9Uso de papel reciclado: Es aceptable para fotocopias, apuntes o trabajos en borrador. Evítese, en cambio, como soporte de documentos a guardar, ya que no garantizan su perdurabilidad.
• 3.10Soportes informáticos: Los documentos oficiales realizados en soporte informático -actas, índices, relaciones, etc.- han de ser siempre impresos, firmados, sellados y guardados en papel. Téngase en cuenta que los disquetes o CDs pueden deteriorarse con extrema facilidad.
• 3.11Grapas y clips metálicos: Con el tiempo, los documentos o papeles sujetos con grapas o clips metálicos se deterioran irremediablemente, por lo que se recomienda que, en caso de necesidad, se empleen en su lugar clips plastificados o, en última instancia, grapas de aluminio -las grises-.

4.Instalaciones

• 4.1Ubicación: Debe evitarse que el local destinado como Archivo sea un sótano o cualquier otra estancia húmeda. Es imprescindible que exista aireación así como que puertas y ventanas estén aseguradas ante posibles actos vandálicos.
• 4.2Mobiliario: Guárdense los documentos en armarios o estanterías metálicos. Así se evitarán la polilla, los roedores y la acumulación del muy corrosivo polvo. Si se dispone de armarios o estanterías de madera, trátense con productos antipolilla, sin que éstos lleguen a entrar en contacto directo con los documentos.
• 4.3Llaves: Tanto los armarios como las dependencias del Archivo deben permanecer cerrados bajo llave, en manos del responsable.
• 4.4Condiciones ambientales: Los documentos han de guardarse en espacios adecuados lejos de focos de luz, calor y humedad3 - de entre 50 a 60%-. La humedad excesiva enmohece, mancha y dobla los documentos, mientras que la sequedad escama y resquebraja cubiertas y lomos.
• 4.5Extintor: Donde se guarden los documentos de archivo dispóngase de algún extintor -a ser posible de polvo blanco, al ser éste el menos lesivo para los papeles en comparación con otras sustancias-.

5. Consulta e investigación

• 5.1Salida / Préstamo de documentos: Debemos evitar el préstamo de documentos originales₄ con el fin de evitar su deterioro, pérdida o sustracción. En caso de necesidad, conservaremos temporalmente una copia y registraremos las incidencias anotando en un libro, junto al asunto de que trata el documento, a quién se prestó y las fechas de salida y devolución de la pieza en cuestión; este acto irá validado con las firmas del responsable del Archivo y del prestatario de la documentación.
• 5.2Confidencialidad: Siguiendo la normativa eclesiástica, se establece como norma general que la documentación de los últimos 75 años ha de permanecer cerrada a la libre y pública consulta₅, especialmente, aquélla que contienen registros sacramentales ya que, por su naturaleza, son reservados. A partir de esa fecha pasará a considerarse documentación histórica y, por lo tanto, de uso público.

6. Archivo parroquial

• 6.1Encargado: El encargado del Archivo es el Párroco o el Administrador Parroquial nombrado por la Autoridad diocesana. Él puede delegar esta función en un coadjutor.
  • Para que otra persona ostente esa responsabilidad deberá tener delegación escrita del Sr. Obispo o Vicario General. Sólo las personas nombradas por la Autoridad diocesana están legitimadas para firmar las partidas sacramentales. Los ayudantes en la oficina parroquial, no deben firmar documentos oficiales; sí, en cambio pueden transcribirlos y/u ordenarlos.
• 6.2Libros sacramentales: Cuantos datos sean requeridos han de ser cumplimentados, hoy por hoy, a mano y con extrema diligencia, incluyendo los correspondientes índices ordenados alfabéticamente por apellidos. Sólo estos manuscritos tienen valor oficial; no así las partidas sacramentales recogidas en soporte informático.
• 6.3Cierre de libros: Se recomienda que los libros parroquiales cuya fecha de comienzo sea anterior al siglo XX y todavía estén en activo, se cierren iniciándose otros con formato actual.
• 6.4Reproducciones: En caso alguno debe permitirse a ninguna persona ajena al Archivo -aún con Carné de Investigador- la consulta directa, la manipulación, grabación o reproducción total o parcial de los libros sacramentales que por su fecha reciente se encuentren en las parroquias debido al carácter reservado de los datos de estos documentos.
• 6.5Certificados sacramentales: Sólo el Párroco o delegado debidamente acreditado pueden extender certificados o extractos a las personas interesadas que acrediten su identidad o a quienes presenten la debida autorización del afectado. Los certificados o extractos pueden extenderse bien escritos a mano o mecanografiados, pero siempre cumplimentados en el modelo propio de la Diócesis y validados por la firma del Párroco o su delegado y por el sello parroquial₇.
• 6.6Rectificación de partidas: Para cualquier rectificación-alteración de partidas, sean errores, omisiones o cambios efectuados en el Registro Civil, se requiere la autorización de la Vicaría General. Sólo en el caso de cambios de castellano a su equivalente al euskara o viceversa podrá rectificar el Párroco la partida sin tener que solicitar permiso, siempre que antes se haya efectuado dicho cambio en el Registro Civil y se presente el documento que demuestre fehacientemente que aquél se ha realizado.
  • Cada cambio o alteración se hará constar en la partida consignando, al menos, la referencia del documento que acredite dicha modificación.
• 6.7Expedientes matrimoniales: Todos los Expedientes matrimoniales deben conservarse. Se recomienda que, una vez agrupados por años, se signen correlativamente (Ej. 1/2003, 2/2003, 3/2003...) y, posteriormente, se guarden en cajas estándares de archivo.
  • Las notificaciones recibidas con la indicación de haber sido cumplimentadas en su respectivo Libro de Bautismos, deben ser archivadas en su correspondiente Expediente matrimonial, ya numerado en la forma descrita.
• 6.8Documentos en manos de particulares: Los libros o documentos parroquiales, especialmente los referentes a ermitas, cofradías y cuentas, que estén en manos de sus secretarios o particulares, deben ser reclamados y han de guardarse obligatoriamente en el Archivo Parroquial ya que se corre el riesgo de que puedan perderse o lleguen a considerarse propiedad privada de la familia o persona que los custodia.